10 Beneficios del Fax Virtual para las empresas
Después de todos estos años, el fax sigue siendo una de las tecnologías más seguras y fiables para intercambiar documentos importantes entre empresas. Sin embargo, como las infraestructuras se están trasladando a la nube y los sistemas de fax tradicionales se han vuelto demasiado ineficaces y caros de mantener, muchas empresas se están pasando al fax en línea. He aquí por qué:
1. Cumplimiento
La seguridad es una de las principales razones por las que el Fax Virtual se ha convertido en la alternativa preferida al fax tradicional, y tiene muchos aspectos.
Por un lado, hoy en día muchas empresas están obligadas a cumplir con normativas como MiFID II, GDPR, PCI-DSS y la Ley Dodd-Frank. Estas directivas evolucionan constantemente y se añaden nuevos requisitos con regularidad, lo que hace que la actualización continua de las infraestructuras in situ resulte costosa, incómoda y lenta. Por otro, como las actualizaciones y el mantenimiento suponen unos costes considerables que muchas empresas no pueden o no quieren permitirse, las empresas siguen utilizando versiones obsoletas que provocan enormes brechas en la seguridad.
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2. Seguridad
Además del uso de tecnologías anticuadas que no pueden seguir el ritmo de las últimas actualizaciones de seguridad, el Fax Virtual también proporciona una mayor seguridad en la gestión de la información. En los faxes tradicionales, los documentos que contienen información sensible suelen permanecer a la intemperie en la máquina de fax durante mucho tiempo, con el riesgo de que los vea la persona equivocada.
En el Fax Virtual, la información sensible se encripta durante la transmisión, y cuando llega al destinatario, sólo es accesible desde su cuenta personal (protegida con una contraseña segura).
3. Conservación de registros
El Fax Virtual facilita enormemente el almacenamiento y archivo de la información, ya que le permite clasificar electrónicamente los documentos directamente desde su portal de fax o correo electrónico. Esto elimina la necesidad de manejar montañas de documentos físicos, que pueden perderse o dañarse en cualquier momento; y no es necesario escanear estos faxes para almacenarlos electrónicamente.
4. Respetuoso con el medio ambiente
Las infraestructuras de fax tradicionales consumen más de 200.000 millones de páginas sólo en Estados Unidos, lo que contribuye a la destrucción de bosques y causa un daño irreversible al medio ambiente. Según BeBusinessed, cambiar sólo el 5% de estas máquinas de fax al Fax Online ahorraría unos 10.000 millones de páginas de papel y más de 1 millón de árboles al año.
Además, reducir el papel en un 5% ahorrará más de 360 millones de litros de agua y 215 millones de kilovatios hora de energía cada año.
5. Rentabilidad
El mantenimiento de las infraestructuras de hardware puede resultar realmente caro, con costes de cartuchos de tinta de hasta 50 dólares por cada 200 páginas, entre otros muchos. De hecho, se estima que el Fax Virtual puede ahorrar a las empresas al menos 500 dólares anuales (o más, dependiendo del uso), lo que puede marcar la diferencia especialmente para las empresas más pequeñas.
Además de los costes corrientes como el cartucho de tinta, el papel y el consumo de energía, también hay gastos de mantenimiento, reparación, servicios de línea telefónica local e incluso tarifas de larga distancia. El fax online, en cambio, es extremadamente rentable: en soluciones como eComFax, pagas sólo por lo que usas, sin incurrir en gastos innecesarios.
6. Comodidad
El fax en línea es mucho más cómodo que los sistemas tradicionales. Todos los faxes entrantes están disponibles inmediatamente en el portal de fax o bandeja de entrada de correo electrónico, y los faxes salientes se pueden cargar digitalmente con un solo clic, sin perder tiempo en escanearlos.
Además, el fax se puede enviar a varios números en el mismo momento (mientras que el fax tradicional solo permite un envío a la vez), lo que hace que esta tecnología sea más rápida y cómoda.
7. Legalidad
Como ya comentamos en uno de nuestros artículos anteriores, Fax virtual vs. Correo electrónico: Por qué las empresas siguen enviando faxes, los documentos enviados por fax se consideran legalmente vinculantes debido a su autenticidad: como los datos se transmiten a través de líneas telefónicas, un ciberdelincuente tendría que conocer el momento preciso en que se envía un fax para poder interrumpirlo. En comparación, los correos electrónicos no son legalmente vinculantes porque son menos seguros y más vulnerables a posibles ciberataques, por lo que resultan fácilmente accesibles para los piratas informáticos.
Además, soluciones como eComFax están certificadas para la entrega de documentos con Prueba de Entrega para el cumplimiento legal.
8. Flexibilidad
Mientras que el fax tradicional requiere una máquina física para enviar y recibir faxes, los sistemas virtuales le permiten gestionar todos sus faxes directamente en la nube, desde cualquier punto del mundo que disponga de conexión a Internet. Esto significa que puedes acceder a todos tus documentos importantes en cualquier momento, sin importar si estás de vacaciones o realizando un viaje de negocios.
9. Escalabilidad
A diferencia de las infraestructuras in situ, los proveedores de fax virtual, como eComFax, ofrecen soluciones fácilmente escalables que se adaptan a las necesidades de su empresa. Tanto si el negocio está en expansión, como si necesita abrir varias líneas de fax, añadir varios usuarios o enviar más (o menos) faxes de los previstos inicialmente, los sistemas escalables siempre están en funcionamiento para satisfacer sus necesidades.
Con el modelo de precios de pago por uso, siempre se puede estar seguro de que no estás pagando ni un céntimo más de lo que realmente utilizas. Y si la empresa necesita un plan con menos crédito para fax del que inicialmente pensaba que iba a necesitar, es posible cambiarlo fácilmente y sin incurrir en costes innecesarios.
10. Firmas digitales
Las firmas electrónicas son una de las principales razones por las que el Fax Online es tan beneficioso para las empresas, ya que son legalmente más fuertes que las firmas proporcionadas a través de otros métodos.
Los proveedores de servicios de fax virtual le permiten aplicar firmas digitales a cualquier documento sin tener que imprimir absolutamente nada.
Fax Virtual para empresas
Cloud Worldwide Services es un proveedor de soluciones de Fax Virtual y Grabación de Llamadas que se adapta a las necesidades específicas de cada empresa. Con eComFax podrá:
- Enviar y recibir faxes desde su correo electrónico o cualquier navegador
- Ahorrar costes de inversiones innecesarias en hardware, mantenimiento y reparación
- Escalar fácilmente con un modelo de precios de pago por uso
- Enviar documentos con certificados de prueba de entrega
- Buscar contenido específico dentro de los archivos en un formato PDF con función de búsqueda
- Cumpla directivas como MiFID II, GDPR y PCI-DSS
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