3 Riesgos de seguridad del uso del fax analógico y cómo evitarlos

El fax analógico tradicional existe desde hace décadas y lo utilizan millones de empresas en todo el mundo. Sin embargo, en esta era de transformación digital, existen formas mejores y más seguras de enviar documentos: el fax virtual. Aunque mantiene la idea del fax tradicional, el fax virtual ofrece funciones avanzadas y es mucho más seguro. Una necesidad para hacer negocios hoy en día.

La tecnología en la nube está transformando el fax tradicional en soluciones innovadoras para empresas de todos los tamaños con muchas funciones avanzadas. Gartner predice que la demanda de nueva tecnología de fax en la nube aumentará significativamente en los próximos dos años. Muchas empresas tienen o tendrán una estrategia «cloud first» y están evaluando la forma más adecuada de adoptar un servicio de fax en la nube. Nuestra solución eComFax cumple todas las normativas. Siga leyendo para saber más sobre 3 riesgos de seguridad del uso de faxes analógicos y cómo evitarlos.

¿Cuáles son los riesgos de seguridad con el fax tradicional?

1. Vulnerabilidad ante los ciberdelincuentes

Existen muchas vulnerabilidades en el fax analógico tradicional. Si un ciberdelincuente obtuviera el número de fax de una organización (que puede encontrarse fácilmente en el sitio web de la empresa), podría enviar un archivo de imagen por fax a la máquina de fax de la organización. Utilizando esta vulnerabilidad, podrían codificar malware o ransomware en el archivo de imagen, que la máquina de fax de la organización descodificaría y cargaría en su memoria. Una vez cargado, podría potencialmente violar los datos o transferirlos a todas las redes a las que esté conectada la máquina de fax.

2. Riesgo de incumplimiento

Por defecto, si está enviando documentos por fax analógico, es posible que no esté cumpliendo con GDPR y MiFID II. Esto se debe a varias razones:

1. Una máquina de fax analógica estándar rara vez está encriptada y puede almacenar copias electrónicas de los documentos enviados o recibidos. Por lo tanto, cualquier dato sensible transmitido puede permanecer sin proteger en el disco duro. La única vez que se eliminan es cuando se sobrescriben con documentos más recientes, lo que lleva al segundo problema.
2. El servidor de fax. La mayoría de los servidores internos no están equipados con software de encriptación. Estos servidores, al igual que las máquinas de fax, pueden almacenar copias electrónicas no seguras de los documentos durante un largo periodo de tiempo. Para empeorar las cosas, a menudo cuando el servidor está alcanzando su capacidad máxima, las empresas imprimen copias impresas para almacenarlas, lo que las hace aún más vulnerables y pone aún más a la empresa en riesgo de incumplimiento.

3. Riesgo de visualización por terceros

Existe un riesgo muy alto de que otra persona vea documentos confidenciales, a menos que espere en la máquina a que llegue el fax. La mayoría de las empresas tienen máquinas de fax compartidas y cualquiera puede acceder a ellas, lo que por supuesto viola regulaciones como GDPR, MIFID II, HIPAA y FERPA.

En resumen, si todavía envías datos confidenciales o regulados por fax analógico, no deberías hacerlo. Los riesgos son demasiado altos.

¿Cómo combate el Cloud-Faxing virtual estos riesgos de seguridad?

1. Encriptación

Una de las principales ventajas del fax virtual es el cifrado. Los documentos se encriptan antes del envío, durante el procesamiento y la transferencia. Por lo tanto, es casi imposible que alguien acceda sin autorización a documentos privados, incluso si un ciberdelincuente interceptara los datos, estarían encriptados y, por lo tanto, serían completamente ilegibles.

2. Cumplimiento

El fax virtual puede mejorar el cumplimiento de la legislación y la seguridad de los datos, como GDPR y MiFId II. Bajo estas leyes, es imperativo que las empresas utilicen tecnología que pueda mantener los datos y las comunicaciones seguras. eComFax le permite hacer esto al tener prueba de entrega a través de SMS, y cifrado de todos los documentos.

3. Eliminar el riesgo de terceros

Las soluciones de fax virtual, como eComFax, eliminan el riesgo de que terceros vean los documentos. Los documentos enviados y recibidos están encriptados y protegidos, y sólo pueden verlos las personas autorizadas para ello. De este modo, se reduce el riesgo de que otras personas vean datos confidenciales y se cumple la normativa.

¿Es fácil migrar al fax virtual?

Pasar del fax analógico al fax virtual es bastante fácil. No hay que instalar hardware ni pagar cuotas de mantenimiento, y es una solución en la nube muy flexible y escalable.

Si desea obtener más información sobre el fax virtual o conocer nuestra solución eComFax, póngase en contacto con nosotros.