Caso de Uso eComFax®
Descripción general
Las comunicaciones que tienen lugar en el sector sanitario comprenden la transmisión de datos clínicos de los pacientes en forma de diagnóstico, resultados de pruebas o tratamientos y recetas médicas, que pueden ser enviados entre diferentes actores de este sector, como clínicas, aseguradoras o a los mismos pacientes. La naturaleza de esos datos y la vulneración de la privacidad que supone su exposición ha obligado a gobiernos de diferentes países o comunidades a establecer estrictas normativas para regular su transmisión, como, por ejemplo, la Health Insurance Portability and Accountability Act en Estados Unidos, más conocida como HIPAA.
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Entre otros de los requerimientos de estas normativas, cuyo incumplimiento supone cuantiosas multas o incluso procesos penales en los casos más graves, se exige que la transmisión sea segura y que los datos permanezcan encriptados en todo momento, que tengan trazabilidad y se pueda configurar un periodo de custodia determinado, o, incluso particularidades, como las de la HIPAA, exigen que los faxes lleven una portada que incluya un aviso legal para ocultar datos privados en caso de que el receptor no sea el correcto; la obligación de firmar acuerdos de privacidad entre las partes (Business Associate Agreement), como un proveedor de comunicaciones y una clínica médica; o la obligación a asegurar que los datos de contacto del destinatario son los correctos.
El único método de transmisión de documentos que contengan datos médicos que cumple estas condiciones es el fax virtual, ya que el fax tradicional puede presentar vulnerabilidades, como que, al recibir los documentos, los documentos queden al descubierto en la máquina a la espera de ser recogidos, pudiendo ser interceptados por personas ajenas, infringiendo así la privacidad y normativas.
Solución
Afortunadamente, el fax tradicional ha evolucionado hacia servicios de fax virtual como eComFax®, que aseguran la encriptación y la seguridad en la transmisión y almacenamiento, permitiendo que el periodo de custodia pueda ser configurado para cumplir con los plazos de custodia de las normativas.
Asimismo, es posible establecer una trazabilidad detallada para la correspondencia y controlar el acceso al servicio. eComFax® incluye tipos de fax como el SecureFax, que es la modalidad de envío que cumple con normativas como HIPAA, y que obliga al receptor a registrarse en eComFax® para visualizar el contenido. Además, servicios como eComFax® dispone con la opción de enviar SMS, siendo especialmente útil para recordar citas a los pacientes. eComFax® va más allá, permitiendo enviar y recibir faxes de forma segura y controlada a través de la plataforma, de su email o desde Webex.
eComFax® también puede ser integrado en softwares de gestión de registros médicos electrónicos, como los EMR Electronic medical record (EMR) Systems en Estados Unidos, fácilmente mediante API, lo que permite a los profesionales de la salud facilitar su operativa.
Resultados
Servicios de fax virtual como eComFax® brindan al sector sanitario con un método de comunicación adaptado a las necesidades de de éste, a la vez que le permite cumplir con las exigencias de seguridad requeridas en las normativas, asegurando una actuación ética. Dotarles de la solución eComfax® no solo les permite un total control de sus comunicaciones, sino de una herramienta sencilla de utilizar, eficiente y de bajo coste, y cuya instalación es rápida e indolora, permitiendo una transición digital efectiva.