Fax Virtual vs. E-mail: ¿Por qué las empresas todavía utilizan fax?

Cuando escuchas la palabra “fax”, ¿qué es lo primero que se te viene a la cabeza? Probablemente te preguntas cuándo fue la última vez que escuchaste esta palabra en una frase. Para muchos, el rápido desarrollo de la tecnología y el frecuente uso del correo electrónico han eliminado por completo la necesidad de enviar fax, pero te sorprenderá lo mucho que se utiliza hoy en día en un entorno empresarial. ¿Por qué? En este artículo, te explicamos las ventajas del Fax Virtual vs. E-mail, y por qué todavía esta tecnología está lejos de quedarse obsoleta.

La comunicación por correo y los problemas de seguridad

Desde su primera aparición en los años 60, el correo electrónico ha adelantado prácticamente todas las formas de comunicación entre las empresas y los usuarios a nivel global. Cada día, se envían más de 205 mil millones de correos en el mundo, o 2.4 millones cada segundo! Y esto no es una coincidencia: el correo es rápido, cómodo, e increíblemente práctico.

Sin embargo, a pesar de su popularidad, el correo no es necesariamente el método más seguro para intercambiar información sensible en un entorno empresarial. Cuando envías un documento por correo, este documento pasa por firewalls, ISPs, servidores, virus checkers, e incluso bots de recolección de datos: en otras palabras, se almacena y reenvía varias veces antes de llegar al inbox del usuario. Normalmente, sin encriptar los datos.

En realidad, los correos electrónicos son bastante vulnerables frente a los archivos y los software maliciosos. Por otra parte, pueden ser hackeados y accedidos fácilmente, o incluso utilizados para phishing. Para empresas que intercambian documentos importantes u otra información sensible con frecuencia, esto no sólo significa que su privacidad puede estar comprometida, pero también pueden sufrir ciberataques.

Los correos no están del todo mal: si están protegidos con firewalls y programas anti-malware, pueden proteger a la empresa frente a intrusiones perjudiciales. Sin embargo, es importante tener en mente que normalmente suelen ser mucho menos seguros que el fax, y no se recomiendan para el intercambio de archivos sensibles.

Fax Virtual: los beneficios para las empresas

El fax ha existido durante mucho tiempo. En realidad, la máquina de fax empezó a utilizarse en el lejano 1865, cuándo el primer servicio de fax se estableció entre Paris y Lyon, Francia. Hoy en día, a pesar de la popularidad del e-mail, se envían más de 100 mil millones de faxes al día.

Sin embargo, el fax también está evolucionando. Si hace algunos años las compañías todavía invertían en infraestructuras y equipamiento complejo para mantener un sistema de fax rígido, hoy todo sucede en la nube. En realidad, la computación en la nube proporciona varios beneficios como la eficiencia de costes, la inversión reducida, la recuperación de archivos rápida, y una capacidad extremadamente flexible.

¿Por qué las compañías todavía utilizan fax?

A pesar de que la tecnología fax puede parecer obsoleta para muchos, la verdad es que el fax todavía es uno de los métodos más seguros para el intercambio de archivos en un entorno empresarial – especialmente en los sectores legales, educacionales, gubernamentales y de telecomunicación, entre otros.

Legalidad

Los documentos enviados por fax se consideran vinculantes en sentido legal, especialmente si están firmados con una firma digital o física. Los correos electrónicos, por otro lado, no son legalmente aceptados como vinculantes.

Debido a que los mensajes son transmitidos por teléfono cuando se envía un fax, el hacker tiene que saber el momento exacto en el que un fax es enviado para que lo pueda interrumpir. Por esta razón, la autenticidad del fax casi nunca es cuestionada.

Adicionalmente, algunas soluciones de Fax Virtual están certificadas para la entrega de documentos con Proof of Delivery para el cumplimiento legal con las regulaciones de seguridad.

Por otro lado, las cuentas de correo son sorprendentemente fáciles de acceder por usuarios no autorizados, y su autenticidad puede ser cuestionada.

Seguridad

El Fax Virtual es generalmente más seguro que el fax tradicional y el correo. Los servicios de fax basados en la nube encriptan los datos para que se puedan intercambiar de forma segura entre las compañías, lo que no suele ser el caso para otros métodos alternativos. Por otra parte, el fax digital no es susceptible a spam y software malicioso, lo que suele ser muy común en las comunicaciones por Internet.

Ya que los archivos enviados vía fax virtual son encriptados, sólo pueden ser accedidos por el usuario que tiene acceso a la cuenta electrónica o el portal de fax. En el fax tradicional, los documentos sensibles a veces se quedan durante mucho tiempo sin ser recogidos por la persona correspondiente, lo que implica que cualquier persona en la empresa los puede ver.

Algunas soluciones como eComFax están certificadas para proporcionar todavía más seguridad bajo las regulaciones de PCI-DSS y la Protección de Datos.

Utilizar fax es más barato que consolidar la seguridad de un correo

Otra razón por la que muchas empresas todavía prefieren el Fax Virtual vs. E-mail es porque consolidar la seguridad de un correo para que esté en cumplimiento con los estándares legales y de protección de datos puede ser mucho más caro que simplemente utilizar fax digital.

Fax Virtual vs. E-mail: Vale la pena utilizar el fax?

Sí! A pesar de que la comunicación por correo electrónico es perfecta para las ocasiones donde no tienes que compartir información o archivos sensibles, el fax basado en la nube sigue siendo la alternativa más segura en un entorno empresarial.

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