La importancia del Fax en el Sector Financiero
Aunque con las nuevas formas de envío de documentación parecía que el fax iba a desaparecer para siempre, aún son muchas las empresas e industrias que siguen utilizándolo. Cada vez más empresas se dan cuenta de su utilidad y de las ventajas que aporta y están volviendo a utilizarlo para el envío de documentación importante.
Para algunos sectores, como el financiero, el uso del fax no es una opción si no un deber, debido al manejo de información sensible y confidencial y la seriedad que requieren ciertas transacciones de sus clientes.
Pero, gracias a los avances tecnológicos, el fax tradicional utilizado por este sector ha evolucionado hasta convertirse en una solución de fax virtual más sencilla de utilizar, eficiente y menos costosa, capaz de integrarse con las herramientas de comunicación unificada y mensajería electrónica de las empresas.
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A continuación, te contamos por qué las empresas siguen enviando faxes y los beneficios que le aporta a las entidades financieras utilizar soluciones de fax virtual.
¿Por qué el sector financiero sigue utilizando el fax?
El fax es tan importante hoy para las empresas como lo fue hace años. Pero ¿por qué el sector financiero todavía usa el fax existiendo otras alternativas para enviar documentación a través de internet? En pocas palabras, por la fiabilidad y seguridad que ofrece, a la vez que asegura el cumplimiento normativo. En un sector altamente regulado, donde se manejan todos los días datos e información altamente sensible, mantener la seguridad, la confidencialidad y el cumplimiento es esencial y, por ello, el fax juega un papel fundamental en el envío de documentos en este sector.
Sin embargo, el fax tradicional es costoso e ineficiente y, tal como decíamos, la tecnología ha necesitado avanzar para adaptarse a las formas de trabajar y necesidades de hoy en día. Es por esta razón que han surgido soluciones de fax virtuales que permiten enviar y recibir faxes desde cualquier parte del mundo con un dispositivo con acceso a internet.
A fin de cuentas, el fax permite a las entidades financieras enviar documentos con validez legal, a diferencia de la mayoría de los correos electrónicos, además de confirmar si se recibió el documento o no. Si a estos beneficios le sumamos los que aporta tener un fax de manera virtual, nos encontramos con un servicio aún más confiable, rastreable y, lo que es más importante, seguro.
5 beneficios que aporta el fax virtual al sector financiero
1. Cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo ha sido y seguirá siendo vital para la industria financiera. Con regulaciones como la Ley Dodd-Frank y la Ley de Protección al Consumidor, PCI-DSS y RGPD ya implementadas, las empresas no pueden permitirse incumplir con estas regulaciones y arriesgarse a sufrir los problemas que acarrea, entre ellos, cuantiosas multas, daños en la reputación o la pérdida de clientes.
Algunas soluciones de fax virtual más completas permiten a las entidades financieras enviar documentos encriptados durante todo el proceso de envío, transmisión y recepción. Además, solo el destinatario autorizado puede verlos, lo cual reduce el riesgo de que otros vean datos confidenciales y se cumplan las regulaciones internacionales de protección de datos.
2. Legalidad
Un beneficio importante que tiene el fax virtual sobre el correo electrónico es que es un documento legalmente válido. La mayoría de los correos electrónicos no son admisibles en los tribunales, ya que son vulnerables a actividades fraudulentas, intercepción, manipulación y piratería. De esta manera, con las soluciones de fax virtual es posible recibir un comprobante de que los documentos han sido recibidos.
3. Seguridad
El sector financiero es uno de los que poseen mayores requisitos de seguridad. Las personas confían su dinero a las organizaciones y esperan los niveles más altos de seguridad. Sin embargo, la falta de conocimientos sobre ciberseguridad y privacidad de datos de sus empleados o el uso de soluciones no tan seguras hace que sectores como el financiero sean más vulnerables que otros a los ataques de suplantación de identidad o al fraude.
Las soluciones más completas de fax virtual permiten el envío de documentación cumpliendo con los más altos estándares de seguridad y encriptación en la nube, cifrándose antes del envío, durante el procesamiento y en la transferencia.
4. Mejorar la experiencia de cliente y la productividad de los agentes
La atención al cliente es esencial en todas las empresas, pero sobre todo en entidades financieras y bancos. Los clientes, cuando tratan con su banco, buscan que sus problemas o consultas se resuelvan de manera profesional y rápida.
Con las soluciones de fax virtual, las entidades financieras pueden enviar documentación confidencial y sensible sobre datos de cuentas y tarjetas o enviar y recibir contratos firmados e, incluso, cerrar ventas de manera más rápida desde cualquier lugar. Esto permite mejorar la experiencia de cliente y la productividad, al permitir gestionar los procesos de una manera más eficiente y segura.
5. Ahorrar costes
Las máquinas de fax tradicionales suponían un alto coste de mantenimiento de máquinas y servidores y un riesgo a que una persona ajena pudiese acceder a los documentos confidenciales mientras esperaban en la máquina a ser recogidos.
Las soluciones actuales de fax virtual son flexibles y escalables, pudiendo aumentar o disminuir su uso en cualquier momento. Además, se evitan los costes derivados de las líneas telefónicas, hardware o tarifas de mantenimiento.
Como hemos visto, las soluciones de fax virtual aportan numerosos beneficios para el sector financiero. Conseguir una solución completa como eComFax que permita el envío y recepción de documentos, faxes y SMS desde cualquier lugar con conexión a Internet es esencial para asegurar el cumplimiento normativo, mantener la seguridad y privacidad de los datos y ahorrar costes, en un sector tan altamente regulado como el financiero.
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